Pengalaman Ikut Konferensi di Jepang!!

Desember 2013 lalu, kebetulan saya berkesempatan mengikuti The 8th International Student Conference on Advanced Science and Technology (ICAST) di Kumamoto University, Kumamoto, Jepang. Berikut ini saya akan berbagi pengalaman saya selama mengikuti ICAST 2013. Check it out!! :D

A.    Apa sih The 8^th ICAST (International Conference Student Advanced Science and Technology) Kumamoto University itu?                                                                    

The 8^th ICAST Kumamoto (International Student Conference on Advanced Science and Technology) ini diadakan oleh Kumamoto University sebagai salah satu ranah pengembangan research dan penyatuan kerjasama antar universitas diseluruh penjuru. Membuka hubungan kerjasama dan terjalinnya kegiatan student exchange, pemberian beasiswa JASSO bagi mahasiswa yang ingin studi ke Kumamoto University, Jepang. Dalam acara ini, ada lebih dari 200 paper dipresentasikan dalam The 8th International Student Conference on Advanced Science and Technology (ICAST) pada tanggal 12-14 Desember 2013 kemarin. Bertempat di Kumamoto University, acara ini diadakan oleh GSST (Graduate School of Science and Technology), Kumamoto University. Acara ini diinisasi pertama kali oleh Graduate School Action Scheme for Internationalization of University Student Kumamoto University pada tahun 2008. ICAST sendiri pada dasarnya merupakan acara tahunan (annual event) yang diadakan setiap tahunnya pada tempat yang berbeda dengan tujuan utama memfasilitasi peneliti muda dari berbagai negara untuk dapat melakukan riset dan kerjasama di bidang penelitian. Menurut saya pribadi, program ini secara keseluruhan terdiri dari kegiatan presentasi oral maupun presentasi poster dalam rangka berbagi ide, pemikiran, gagasan, ilmu, maupun pengalaman penelitian antara para partisipan ICAST. Tahun 2013 kemarin, ICAST diselenggarakan di Graduate School of Science and Technology, Kumamoto University, Jepang setelah sebelumnya sempat diselenggarakan di Peking University, Shandong University, Ewha Womans University, University of Seoul, dan Ege University. Bagi mahasiswa yang berminat dan bermimpi meraih gelar master maupun doktor di Kumamoto University, Jepang bisa memanfaatkan kesempatan ini menjadi jembatan menuju hal tersebut, karena dengan adanya kegiatan ini akan memberikan kesempatan mengenal sensei dan kampus secara dekat, kesempatan memperoleh beasiswa dari universitas utamanya Kumamoto University yang memiliki akreditasi pendidikan yang baik dan bermutu.

B.     Peserta ICAST dan Tatacara Pendaftaran Konferensi

Peserta ICAST ini pada dasarnya adalah mahasiswa, baik mahasiswa S1, S2, atau S3 dari seluruh penjuru dunia boleh mendaftar acara ini. Bahkan kemarin setahu saya juga ada dosen lmuda yang ikut oh!! Siapapun boleh, namun harus terikat dengan kegiatan akademik, mulai mahasiswa S1 hingga S2 dengan bidang studi yang disesuaikan dengan tema yang  ada di dalam daftar kegiatan. Pada ICAST tahun 2013 ini peserta yang ada adalah dari universitas sebagai berikut:

1.      University of Kumamoto, Jepang.

2.      Shandong University, China.

3.      Yonsei University, Korea.

4.      Telkom University, Indonesia.

5.      Gadjah Mada University, Indonesia.

6.      Brawijaya University, Malang, Indonesia

7.      Institut Teknologi Sepuluh November, Surabaya

8.      Sun Yat Sen University, China.

9.      Yogyakarta State University, Indonesia.

10.  Bogor Agriculture University, Indonesia.

11.  Sichuan University, China.

12.  University Techology Petronas, Malaysia

13.  Politeknik Caltex Riau, Indonesia.

14.  Ateneo de Manila, Philippines.

Hehe banyak yah yang dari Indonesia :p  

Kebetulan, kemarin selain saya, ada beberapa mahasiswa lain dari UGM, yang berasal dari Fakultas Biologi, Teknik, MIPA, Geografi, dan saya sendiri dari Pertanian. Hehehehe. Nah, untuk mengikuti kegiatan konferensi ini, pertama-tama yang saya lakukan adalah update informasi dan cari tahu mengenai informasi kegiatan ini. Kebetulan kemarin saya memperoleh informasi mengenai kegiatan ini melalui website Kantor Urusan Internasional UGM (http://oia.ugm.ac.id/) atau bias langsung dicek di (http://www.gsst.kumamoto-u.ac.jp/html) insyallah akan membantu. Setelah itu, dilanjutkan memikirkan penelitian apa yang ingin didalami, utamakan searah dengan bidang studi dan keinginan keberlanjutan bidang studi, bisa dilakukan secara individu maupun kelompok. Jika sudah, bisa dicoba untukdi apply dan tunggu hasil seleksinya. Jika hasil seleksi sudah didapat dan diterima, panitia akan mengirimkan invitation letter atau surat undangan yang bisa digunakan untuk mencari sponsor dana dan juga untuk mempermudah pembuatan Japan VISA. Selain itu, panitia juga akan mengirimkan nomor urut presentasi kita. Semua dokumen itu dikirimkan langsung dari Kumamoto University ke Indonesia melalui EMS (hmm, semacem electronic mail gitu deh). Sebelum menghadiri kegiatan ini, semua hal harus dipersiapkan sebaik dan sematang mungkin, seperti tiket pesawat, VISA, dan yang paling penting adalah persiapan presentasi baik power point atau poster. Proses pembuatan Japan VISA cukup mudah, membutuhkan waktu proses hanya 4 hari kerja. Pembuatan VISA dapat dilakukan melalui agent ataupun langsung di Kedutaan Besar Jepang di Jl. MH Thamrin, Jakarta Pusat. Kalau saya kemarin sih, langsung di Kedutaan Besar Jepang di Jakarta. Tapi saya sarankan, kalau misal temen-temen gak punya waktu banyak, mending lewat agent aja ya bro, sist, soalnya lumayan ribet!!

C.    Funding (Pendanaan/ Biaya)

Nah ini dia yang penting. Masalah pendanaan ini cukup penting untuk mahasiswa yang kebetulan diterima sebagai partisipan dan harus berangkat. Oleh karena biaya yang dikeluarkan cukup banyak, maka saya mamilih untuk melakukan fundraising (pencarian bantuan dana) ke Direktorat Kemahasiswaan Universitas Gadjah Mada. Sebenarnya masih ada banyak alternative lokasi untuk fundraising selain Dirmawa, misalnya ke institusi pemerintahan (untuk pertanian bias mengajukan ke Dinas Pertanian) ataupun institusi swasta (misalnya Bank, Apotek, Perusahaan Pertanian, dan lain sebagainya). Dalam mengajukan dana ke Dirmawa UGM (atau ke institusi lain), hal yang perlu dipersiapkan adalah surat pengantar dari Fakultas (dari wakil dekan bidang akademik dan kemahasiswaan) dan proposal hard copy. Proposal harus mencakup minimal halaman pengesahan (ada tanda tangan dari dekan atau wakil dekan bidang akademik dan kemahasiswaan), latar belakang acara, semua hal tentang acara, pendanaan (dana yang dibutuhkan), penutup, serta lampiran (invitation letter). Setelah semuanya lengkap, ikuti semua prosedur pengajuan dana yang ditetapkan dirmawa, seperti pendaftaran onine, penyerahan hardcopy dan surat pengantar dari fakultas, untuk selanjutnya diproses lebih lanjut oleh staff dirmawa. Namun ingat, pengajuan dana harus dilakukan minimal 10 hari sebelum kegiatan berjalan. Kebetulan, acara ini tidak dipungut biaya alias gratis. The Global Joint Education Center for Science and Technology (GJEC) ofd Graduate School of Science and Technology (GSST), Kumamoto University, Jepang mengadakan acara ICAST ini dengan pembiayan gratis hanya pada kegiatan konferensi untuk seluruh peserta, sedangkan akomodasi, transportasi tidak difasilitasi (hiks).

D.    Pelaksanaan Kegiatan Konferensi

Secara garis bear, acara ini berlangsung selama 3 hari, yaitu 2 hari untuk kegiatan konferensi ilmiah dan 1 hari untuk kegiatan fieldtrip. Kegiatan konferensi masih dibagi lagi menjadi 3 sesi, yaitu research session, general session, dan poster session.  Saya sendiri terdaftar sebagai peserta di general session, dengan paper berjudul Developing Verticulture Park as a Strategy to Reduce Air Pollution in Cities and Global Warming Effect. Menurut saya, acara konferensi ini merupakan sebuah forum yang sangat tepat untuk mengembangkan kerjasama antara Indonesia, terutama Universitas Gadjah Mada, dengan negara lain di bidang penelitian.  Selain presentasi ilmiah, panitia acara ICAST juga menyelenggarakan student exchange party serta fieldtrip ke Mount Aso, Farmland, Daikanbo, dan Grassland yang terletak di Kumamoto, Jepang. Student exchange party dihadiri oleh undergraduate maupun graduate student dari Indonesia, China, Korea, Kirgiztan, Oman, Malaysia, Jepang, India, Filipina, Benin, dan juga Perancis. Alhamdulillah kegiatan konferensi yang saya ikuti kemarin berlangsung lancar dan sangat tertib. Konferensi dilakukan di beberapa ruangan yang berbeda sesuai dengan sesi yang diikuti dan nomor urut presentasi. Presentasi berjalan dalam beberapa tahap, dipimpin oleh 2 orang chairperson yang bertugas sebagai pemimpin jalannya konferensi. Nah ini merupakan jadwal rinci kegiatan ICAST 2013 yang dilaksanakan di Kumamoto University, Kumamoto, Jepang

No.	Tanggal	Acara	Keterangan
1.	12 Desember 2012	Konferensi Hari Pertama	08.00-12.00 Research Session dan General Session
2.	13 Desember 2013	Konferensi Hari Kedua	08.00-12.00 Research Session dan General Session 13.00-16.00 Poster Session
3.	14 Desember 2013	Field Trip	08.00-17.00 Berkunjung ke Mount Aso, Farm Land, Daikanbo, dan Grassland

E.     Manfaat?

Nah sudah saya ulas banyak hal tentang konferensi ini ya. Terus apa sih manfaatnya? Banyak kok, misalnya paper yang kita ajukan bisa masuk dalam penerbitan jurnal penelitian internasional secara gratis, mengingat biasanya kegiatan penerbitan jurnal penelitian memerlukan biaya registrasi, namundidalam event ini semua free, selain itu akomodasi kegiatan selama disana ditanggung oleh Kumamoto University. Selain itu, kita juga bisa melancong ke Jepang dan mengetahui kultur dan kebudayaan Jepang secara langsung. Selain itu, melalui kegiatan ini juga kita bisa menambah link pertemanan. Making friends dengan temen-teman dari seluruh penjuru dunia tentunya. Relasi dan link yang didapat tentunya dalam hal pertukaran ilmu dan ide-ide kreatif akan sangat membantu dalam kegiatan ini, terutama dalam usaha pengembangan ilmu dan penerapannya, terutama teman-teman yang ikut kegiatan ini adalah mahasiswa terbaiknya, baik dari universitas penyelenggara maupun peserta lain yang lolos seleksi. Mahasiswa penyelenggara yang mengikuti kegiatan ini beberapa telah melakukan banyak research dan juga mengikuti kegiatan program student exchange kebeberapa negara Eropa dan Asia. Selain itu, kesempatan mengenal universitas penyelenggara dan universitas lainnya semakin lebih dekat, mengenal professor dan sensei terutama bagi yang memiliki cita-cita dan mimpi untuk melanjutkan studi di Jepang. Kesempatan untuk mengenal program beasiswa JASSO dan juga peluang kita untuk mendapatkan beasiswa di Kumamoto University semakin lebih besar dan insyallah semakin memudahkan. Yang tak kalah penting adalah kita dapatkan memperkenalkan almamater kebanggan saya, UGM, menjadi lebih dekat dan menjalin kerjasama lebih spesifik guna pengembang ilmu secara internasional.:D