Pengalaman Ikut Konferensi di Jepang!!

Desember 2013 lalu, kebetulan saya berkesempatan mengikuti The 8th International Student Conference on Advanced Science and Technology (ICAST) di Kumamoto University, Kumamoto, Jepang. Berikut ini saya akan berbagi pengalaman saya selama mengikuti ICAST 2013. Check it out!! :D

A.    Apa sih The 8^th ICAST (International Conference Student Advanced Science and Technology) Kumamoto University itu?                                                                    

The 8^th ICAST Kumamoto (International Student Conference on Advanced Science and Technology) ini diadakan oleh Kumamoto University sebagai salah satu ranah pengembangan research dan penyatuan kerjasama antar universitas diseluruh penjuru. Membuka hubungan kerjasama dan terjalinnya kegiatan student exchange, pemberian beasiswa JASSO bagi mahasiswa yang ingin studi ke Kumamoto University, Jepang. Dalam acara ini, ada lebih dari 200 paper dipresentasikan dalam The 8th International Student Conference on Advanced Science and Technology (ICAST) pada tanggal 12-14 Desember 2013 kemarin. Bertempat di Kumamoto University, acara ini diadakan oleh GSST (Graduate School of Science and Technology), Kumamoto University. Acara ini diinisasi pertama kali oleh Graduate School Action Scheme for Internationalization of University Student Kumamoto University pada tahun 2008. ICAST sendiri pada dasarnya merupakan acara tahunan (annual event) yang diadakan setiap tahunnya pada tempat yang berbeda dengan tujuan utama memfasilitasi peneliti muda dari berbagai negara untuk dapat melakukan riset dan kerjasama di bidang penelitian. Menurut saya pribadi, program ini secara keseluruhan terdiri dari kegiatan presentasi oral maupun presentasi poster dalam rangka berbagi ide, pemikiran, gagasan, ilmu, maupun pengalaman penelitian antara para partisipan ICAST. Tahun 2013 kemarin, ICAST diselenggarakan di Graduate School of Science and Technology, Kumamoto University, Jepang setelah sebelumnya sempat diselenggarakan di Peking University, Shandong University, Ewha Womans University, University of Seoul, dan Ege University. Bagi mahasiswa yang berminat dan bermimpi meraih gelar master maupun doktor di Kumamoto University, Jepang bisa memanfaatkan kesempatan ini menjadi jembatan menuju hal tersebut, karena dengan adanya kegiatan ini akan memberikan kesempatan mengenal sensei dan kampus secara dekat, kesempatan memperoleh beasiswa dari universitas utamanya Kumamoto University yang memiliki akreditasi pendidikan yang baik dan bermutu.

B.     Peserta ICAST dan Tatacara Pendaftaran Konferensi

Peserta ICAST ini pada dasarnya adalah mahasiswa, baik mahasiswa S1, S2, atau S3 dari seluruh penjuru dunia boleh mendaftar acara ini. Bahkan kemarin setahu saya juga ada dosen lmuda yang ikut oh!! Siapapun boleh, namun harus terikat dengan kegiatan akademik, mulai mahasiswa S1 hingga S2 dengan bidang studi yang disesuaikan dengan tema yang  ada di dalam daftar kegiatan. Pada ICAST tahun 2013 ini peserta yang ada adalah dari universitas sebagai berikut:

1.      University of Kumamoto, Jepang.

2.      Shandong University, China.

3.      Yonsei University, Korea.

4.      Telkom University, Indonesia.

5.      Gadjah Mada University, Indonesia.

6.      Brawijaya University, Malang, Indonesia

7.      Institut Teknologi Sepuluh November, Surabaya

8.      Sun Yat Sen University, China.

9.      Yogyakarta State University, Indonesia.

10.  Bogor Agriculture University, Indonesia.

11.  Sichuan University, China.

12.  University Techology Petronas, Malaysia

13.  Politeknik Caltex Riau, Indonesia.

14.  Ateneo de Manila, Philippines.

Hehe banyak yah yang dari Indonesia :p  

Kebetulan, kemarin selain saya, ada beberapa mahasiswa lain dari UGM, yang berasal dari Fakultas Biologi, Teknik, MIPA, Geografi, dan saya sendiri dari Pertanian. Hehehehe. Nah, untuk mengikuti kegiatan konferensi ini, pertama-tama yang saya lakukan adalah update informasi dan cari tahu mengenai informasi kegiatan ini. Kebetulan kemarin saya memperoleh informasi mengenai kegiatan ini melalui website Kantor Urusan Internasional UGM (http://oia.ugm.ac.id/) atau bias langsung dicek di (http://www.gsst.kumamoto-u.ac.jp/html) insyallah akan membantu. Setelah itu, dilanjutkan memikirkan penelitian apa yang ingin didalami, utamakan searah dengan bidang studi dan keinginan keberlanjutan bidang studi, bisa dilakukan secara individu maupun kelompok. Jika sudah, bisa dicoba untukdi apply dan tunggu hasil seleksinya. Jika hasil seleksi sudah didapat dan diterima, panitia akan mengirimkan invitation letter atau surat undangan yang bisa digunakan untuk mencari sponsor dana dan juga untuk mempermudah pembuatan Japan VISA. Selain itu, panitia juga akan mengirimkan nomor urut presentasi kita. Semua dokumen itu dikirimkan langsung dari Kumamoto University ke Indonesia melalui EMS (hmm, semacem electronic mail gitu deh). Sebelum menghadiri kegiatan ini, semua hal harus dipersiapkan sebaik dan sematang mungkin, seperti tiket pesawat, VISA, dan yang paling penting adalah persiapan presentasi baik power point atau poster. Proses pembuatan Japan VISA cukup mudah, membutuhkan waktu proses hanya 4 hari kerja. Pembuatan VISA dapat dilakukan melalui agent ataupun langsung di Kedutaan Besar Jepang di Jl. MH Thamrin, Jakarta Pusat. Kalau saya kemarin sih, langsung di Kedutaan Besar Jepang di Jakarta. Tapi saya sarankan, kalau misal temen-temen gak punya waktu banyak, mending lewat agent aja ya bro, sist, soalnya lumayan ribet!!

C.    Funding (Pendanaan/ Biaya)

Nah ini dia yang penting. Masalah pendanaan ini cukup penting untuk mahasiswa yang kebetulan diterima sebagai partisipan dan harus berangkat. Oleh karena biaya yang dikeluarkan cukup banyak, maka saya mamilih untuk melakukan fundraising (pencarian bantuan dana) ke Direktorat Kemahasiswaan Universitas Gadjah Mada. Sebenarnya masih ada banyak alternative lokasi untuk fundraising selain Dirmawa, misalnya ke institusi pemerintahan (untuk pertanian bias mengajukan ke Dinas Pertanian) ataupun institusi swasta (misalnya Bank, Apotek, Perusahaan Pertanian, dan lain sebagainya). Dalam mengajukan dana ke Dirmawa UGM (atau ke institusi lain), hal yang perlu dipersiapkan adalah surat pengantar dari Fakultas (dari wakil dekan bidang akademik dan kemahasiswaan) dan proposal hard copy. Proposal harus mencakup minimal halaman pengesahan (ada tanda tangan dari dekan atau wakil dekan bidang akademik dan kemahasiswaan), latar belakang acara, semua hal tentang acara, pendanaan (dana yang dibutuhkan), penutup, serta lampiran (invitation letter). Setelah semuanya lengkap, ikuti semua prosedur pengajuan dana yang ditetapkan dirmawa, seperti pendaftaran onine, penyerahan hardcopy dan surat pengantar dari fakultas, untuk selanjutnya diproses lebih lanjut oleh staff dirmawa. Namun ingat, pengajuan dana harus dilakukan minimal 10 hari sebelum kegiatan berjalan. Kebetulan, acara ini tidak dipungut biaya alias gratis. The Global Joint Education Center for Science and Technology (GJEC) ofd Graduate School of Science and Technology (GSST), Kumamoto University, Jepang mengadakan acara ICAST ini dengan pembiayan gratis hanya pada kegiatan konferensi untuk seluruh peserta, sedangkan akomodasi, transportasi tidak difasilitasi (hiks).

D.    Pelaksanaan Kegiatan Konferensi

Secara garis bear, acara ini berlangsung selama 3 hari, yaitu 2 hari untuk kegiatan konferensi ilmiah dan 1 hari untuk kegiatan fieldtrip. Kegiatan konferensi masih dibagi lagi menjadi 3 sesi, yaitu research session, general session, dan poster session.  Saya sendiri terdaftar sebagai peserta di general session, dengan paper berjudul Developing Verticulture Park as a Strategy to Reduce Air Pollution in Cities and Global Warming Effect. Menurut saya, acara konferensi ini merupakan sebuah forum yang sangat tepat untuk mengembangkan kerjasama antara Indonesia, terutama Universitas Gadjah Mada, dengan negara lain di bidang penelitian.  Selain presentasi ilmiah, panitia acara ICAST juga menyelenggarakan student exchange party serta fieldtrip ke Mount Aso, Farmland, Daikanbo, dan Grassland yang terletak di Kumamoto, Jepang. Student exchange party dihadiri oleh undergraduate maupun graduate student dari Indonesia, China, Korea, Kirgiztan, Oman, Malaysia, Jepang, India, Filipina, Benin, dan juga Perancis. Alhamdulillah kegiatan konferensi yang saya ikuti kemarin berlangsung lancar dan sangat tertib. Konferensi dilakukan di beberapa ruangan yang berbeda sesuai dengan sesi yang diikuti dan nomor urut presentasi. Presentasi berjalan dalam beberapa tahap, dipimpin oleh 2 orang chairperson yang bertugas sebagai pemimpin jalannya konferensi. Nah ini merupakan jadwal rinci kegiatan ICAST 2013 yang dilaksanakan di Kumamoto University, Kumamoto, Jepang

No.	Tanggal	Acara	Keterangan
1.	12 Desember 2012	Konferensi Hari Pertama	08.00-12.00 Research Session dan General Session
2.	13 Desember 2013	Konferensi Hari Kedua	08.00-12.00 Research Session dan General Session 13.00-16.00 Poster Session
3.	14 Desember 2013	Field Trip	08.00-17.00 Berkunjung ke Mount Aso, Farm Land, Daikanbo, dan Grassland

E.     Manfaat?

Nah sudah saya ulas banyak hal tentang konferensi ini ya. Terus apa sih manfaatnya? Banyak kok, misalnya paper yang kita ajukan bisa masuk dalam penerbitan jurnal penelitian internasional secara gratis, mengingat biasanya kegiatan penerbitan jurnal penelitian memerlukan biaya registrasi, namundidalam event ini semua free, selain itu akomodasi kegiatan selama disana ditanggung oleh Kumamoto University. Selain itu, kita juga bisa melancong ke Jepang dan mengetahui kultur dan kebudayaan Jepang secara langsung. Selain itu, melalui kegiatan ini juga kita bisa menambah link pertemanan. Making friends dengan temen-teman dari seluruh penjuru dunia tentunya. Relasi dan link yang didapat tentunya dalam hal pertukaran ilmu dan ide-ide kreatif akan sangat membantu dalam kegiatan ini, terutama dalam usaha pengembangan ilmu dan penerapannya, terutama teman-teman yang ikut kegiatan ini adalah mahasiswa terbaiknya, baik dari universitas penyelenggara maupun peserta lain yang lolos seleksi. Mahasiswa penyelenggara yang mengikuti kegiatan ini beberapa telah melakukan banyak research dan juga mengikuti kegiatan program student exchange kebeberapa negara Eropa dan Asia. Selain itu, kesempatan mengenal universitas penyelenggara dan universitas lainnya semakin lebih dekat, mengenal professor dan sensei terutama bagi yang memiliki cita-cita dan mimpi untuk melanjutkan studi di Jepang. Kesempatan untuk mengenal program beasiswa JASSO dan juga peluang kita untuk mendapatkan beasiswa di Kumamoto University semakin lebih besar dan insyallah semakin memudahkan. Yang tak kalah penting adalah kita dapatkan memperkenalkan almamater kebanggan saya, UGM, menjadi lebih dekat dan menjalin kerjasama lebih spesifik guna pengembang ilmu secara internasional.:D

                                                                                

SP2MP 2012 joss !!

SP2MP UGM 2012: CHAYOO !!!!

                SP2MP UGM? Apa itu? Aku yakin kalo temen-temen pembaca belum semuanya tau tentang SP2MP, iya kaan? SP2MP itu singkatan dari Sahabat Percepatan dan Peningkatan Mutu Pendidikan. SP2MP sendiri merupakan satu-satunya organisasi yang berada di bawah naungan rektorat secara langsung, tepatnya di bawah bimbingan sub direktorat PPKB (Pusat Pengembangan Kepemimpinan Berkualitas), direktorat Kemahasiswaan, Universitas Gadjah Mada. Nah, program SP2MP ini bertujuan untuk menciptakan pemimpin-pemimpin yang berkualitas di masa depan. Program SP2MP sendiri secara umum dibuat per angkatan. Kalau aku sih, berhubung angkatan 2010 masuknya angkatan 2012. Kalo masi bingung coba lihat aja disini (http://ppkb.ugm.ac.id/). Ini dia semboyan SP2MP: Berkarakter, Berbagi, Menginspirasi. ^.^

                Perkenalan dulu yaa, namaku Rivandi Pranandita Putra. Panggil aja Vandi, dari Fakultas Pertanian, tepatnya dari program studi Agronomi angakatan 2010. Terus terang, aku sama sekali tidak tertarik untuk ikut organisasi luar kampus, apalagiprogram-program semacam SP2MP. Semenjak saat itu, pada semester IV, semenjak melihat brosur Open Recruitment SP2MP. Terpampang dengan jelas disana persyaratan dokumen yang ribet, belum lagi seleksi wawancara dan FGD (Focused Group Discussion). Ah, udah kayak mau daftar kerja aja :p. Dokumen seperti transkrip nilai, surat keterangan aktif berorganisasi, surat rekomendasi dari fakultas, essay, dan lain-lain harus disiapkan dalam waktu 2 hari. Ya, 2 hari karena aku daftarnya mepet hehe. Tak tahu mengapa, aku justru tertantang untuk ikut program ini. Tertantang karena pendaftar SP2MP sangat banyak dari seluruh fakultas di UGM termasuk sekolah vokasi. Iseng-iseng istilahnya :p

Poto rekruitment SP2MP 2012

                Sekitar 1 minggu setelah pengumpulan berkas, aku pun ikut tes wawancara dan FGD. Ini adalah babak yang paling mematikan bagi calon pendaftar seperti kami. Saat tes FGD, wah, semua peserta mengeluarkan argumennya masing-masing.  Semua pintar berbicara dan saat itu aku tak yakin aku lolos. Pasrah, ya itu yang kurasakan. Setelah tes FGD, lalu dilanjutkan tes wawancara.  Kalo menurutku sih, yang ini agak mendingan karena pewawancaranya gak tanya macem macem. Haha. :D. Dua minggu setelah itu, pengumuman keluar secara online di website PPKB. Melihat namaku masuk ke dalam list mahasiswa diterima, aku awalnya tak percaya. Temanku yang seharusnya lolos justru tidak lolos. Merasa Sombong? TIDAK, ini benar-benar sebuah keberuntungan saja kok. Justru tantangan semakin berat karena aku kan harus berbagi ilmu yang telah diperoleh di SP2MP ke teman-teman lainnya. :D

                Semasa mengikuti program SP2MP, aku mendapat pelajaran yang sangat luar biasa sekali dan teman-teman yang super sekali. Kami diajari berbagai ilmu hidup yang aku jamin tak mungkin diperoleh di bangku kuliah. Hal-hal yang tidak aku tahu menjadi tahu. Tentor yang baik, teman yang super, metode pembelajaran yang praktis, otomatis membuatku berharap “ketularan” seperti mereka. Di SP2MP saya mendapatkan berbagai macam pelatihan mulai dari initiation outbond, SMS (Special Management Skills), ATS (Advanced Thinking Skills), Big brother big sister (B3S), hingga Action Plan yang sekarang lagi kutempuh. Action plan ini mengharuskan mahasiswa SP2MP untuk mengorganisasikan suatu event atau kegiatan seperti seminar atau pemberdayaan masyarakat dalam tim yang berisi 15-20 mahasiswa SP2MP. Untuk mendapatkan sertifikat SP2MP ini, maka mahasiswa SP2MP wajib mengikuti minimal 75% dari seluruh kegiatan yang telah dijadwalkan. Meski aku dibuat sibuk karena program-program SP2MP ini, alhamdulillah tidak menurunkan rank akademikku. Semester 4 sendiri aku jarang tidur di bawah jam 11 malam. Bukan bermaksud sombong, tapi IPK ku justru naik menjadi cumlaude. :o Alhamdulillah, mungkin ini efek berteman dengan mereka plus motivasi untuk memajukan bangsa

            Nah, berhubung SP2MP merupakan program multidisipliner, disini ditekankan bahwa semua program studi sama-sama penting. Makanya, jangan meremehkan suatu prodi ya :) SP2MP disebut interdisipliner karena setiap mahasiswa SP2MP adalah mahasiswa dari seluruh fakultas, mulai dari kluster kedokteran, agro, sainstek, maupun soshum. Semua digabungkan menjadi satu dan diharapkan bisa bersinergi satu sama lain. Efeknya emang ga langsung kerasa kok, tapi diharapakan sinergisitas ini akan membawa perubahan bagi bangsa Indonesia di masa mendatang.   

             Teman-teman yang luar biasa ada di sekelilingku saat menjalani program ini hampir setahun yang lalu. Mereka sangat pandai dan memiliki jiwa rendah hati. Itu yang memberikan pelajaran hidup bagi orang-orang “kesesar” sepertiku. Bagaimana tidak, banyak mahasiswa SP2MP yang menjadi mapres (mahasiswa berprestasi), banyak pula dari mereka yang menjadi ketua HMJ (Himpunan Mahasiswa Jurusan), dan tak sedikit pula dari mereka yang aktif berorganisasi dan setidaknya pernah menang PKM dan kompetisi baik di tingkat nasional maupun internasional. Uniknya, ada temenku dari SP2MP, sebut saja namanya Shekar (dari kehutanan hehe), sama-sama ikut les bahasa inggris bareng di L*A Yogyakarta. Eh baru sadar pertemuan ke-2 waktu itu. Hahaha. Ada juga Rendy (Fisipol) dan Mutik (Kedokteran) yang sama-sama satu organisasi di UKESMA (Unit Kesehatan Mahasiswa) UGM. Sungguh aktifnya mereka di kancah prestasi. Semakin berisi, semakin menunduk yah :)

             Seperti inilah jiwa ke”UGM” an yang mungkin ingin diwujudkan, pintar tapi tidak sombong, syukur-syukur berbagi ke orang lain tentang ilmu kita, dan bersikap baik terhadap Tuhan dan sesama manusia. Berfikir kritis dan melihat masalah secara ilmiah. Wesehh :p. 

            Terima kasih kepada Ibu Zulfa selaku ketua Sub-Direktorat PPKB UGM dan segenap kakak angakatan di SP2MP yang telah memberikan nilai-nilai tak terlupakan ini. Buat adek-adek kelas di UGM, ayo  ikutan program ini karena pengalaman yang bakal didapat tidak bisa diceritakan tapi harus dialami sendiri. Ga ada salahnya mencoba, kalau niat ada pasti diterima dan bakal menyandang gelar mahasiswa SP2MP kok. Tetap semangat dan salam SP2MP; BERKARAKTER, BERBAGI, MENGINSPIRASI.